Datenschutz

Stand: 14. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Verantwortlicher

ini.Track GmbH
Jakob-Funke-Platz 1
45127 Essen
Deutschland

E-Mail: info@initrack.de

Datenschutzbeauftragter

Dr. Thomas Vacca
Jakob-Funke-Platz 1
45127 Essen

E-Mail: datenschutz@funkemedien.de

2. Aufruf und Bereitstellung der Website

Beim Aufruf dieser Website übermittelt Ihr Browser technisch erforderliche Verbindungsdaten an den Webserver. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Adresse, HTTP-Methode und Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-Adresse sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und Endgerät gehören.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie Fehler und missbräuchliche Zugriffe erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots.

Hosting und Plattformbetrieb

Für die Bereitstellung dieser Website setzen wir einen externen Hosting- und Plattformdienstleister ein. Die Anwendung ist für die Ausführung in der Region EU konfiguriert.

Der Hosting- und Plattformdienstleister verarbeitet technisch erforderliche Verbindungs- und Leistungsdaten und kann daraus Protokolle, Traces sowie zusammengefasste Nutzungs- und Leistungsdaten erzeugen. Im eingesetzten Tarif werden technische Logs nach Anbieterangaben einen Tag und die im Verwaltungsbereich bereitgestellten zusammengefassten Analysedaten für einen zurückliegenden Zeitraum von 30 Tagen vorgehalten. Unsere Anwendung schreibt keine Formularinhalte, E-Mail-Adressen oder rohen IP-Adressen in eigene Anwendungslogs.

Der Hosting- und Plattformdienstleister kann für den Betrieb verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen. Die Auswahl der EU-Region beschränkt die Ausführungsregion der Anwendung, schließt jedoch nicht sämtliche administrativen Zugriffe oder internationalen Datenübermittlungen aus. Solche Übermittlungen erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

3. Kontaktformular und Demo-Anfrage

Wenn Sie das Kontaktformular oder die Demo-Anfrage verwenden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Beim Kontaktformular sind dies Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht. Unternehmen und Telefonnummer sind freiwillig. Bei einer Demo-Anfrage verarbeiten wir zusätzlich das Unternehmen, die ausgewählten Zustellarten und gegebenenfalls Position, Telefonnummer, Anzahl der Zusteller sowie Ihre freiwillige Nachricht.

Die Pflichtangaben benötigen wir, um Ihre Anfrage zuordnen und beantworten beziehungsweise den gewünschten Demo-Termin vorbereiten zu können. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung über das jeweilige Formular nicht möglich.

Geht es um die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei geschäftlichen Anfragen, die Sie für Ihr Unternehmen stellen, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern.

Die Formulardaten werden nicht in einer eigenen Kontakt- oder Vertriebsdatenbank dieser Website gespeichert. Sie werden zur Bearbeitung per E-Mail an die zuständigen internen Empfänger übermittelt und befinden sich dadurch im eingesetzten E-Mail-System. Wir löschen die Angaben, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere geschäftliche Korrespondenz oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht ihre weitere Speicherung erfordert.

Das Kontrollkästchen am Formular dokumentiert lediglich, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben. Es ist keine Einwilligung in Werbung oder einen Newsletter. Über diese Website findet keine Newsletter-Anmeldung statt.

4. Anmeldung zum zusie® Kundentag

Bei einer Anmeldung zum zusie® Kundentag verarbeiten wir Vorname, Nachname, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie, falls angegeben, Ihre freiwillige Nachricht an die ini.Track. Zusätzlich werden technisch eine interne Kennung, der Veranstaltungsbezug, der Zeitpunkt der Anmeldung und Kenntnisnahme, der Anmeldestatus sowie der Status der Bestätigungs- und Organisationsmails gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Organisation der Teilnahme, der Kommunikation zur Veranstaltung und dem Versand der Anmeldebestätigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist eine Anmeldung über das Formular nicht möglich.

Die Anmeldedaten werden in einer der Anwendung zugewiesenen PostgreSQL-Datenbank in einer EU-Region gespeichert. Zugriff erhalten nur mit der Veranstaltungsorganisation befasste, berechtigte Personen. Die Daten werden gelöscht, sobald die Veranstaltung vollständig abgewickelt ist und keine offenen organisatorischen Vorgänge, Ansprüche oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

5. Versand von Transaktions-E-Mails

Für den Versand und die Zustellung der Formular- und Bestätigungsmails nutzen wir einen spezialisierten E-Mail-Versanddienstleister mit Sitz in der Europäischen Union. Dabei werden insbesondere Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt und technische Zustellinformationen verarbeitet. Der Versand erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Anmeldung; die Daten werden nicht für einen Newsletter dieser Website verwendet.

Die Rechtsgrundlage entspricht derjenigen des jeweiligen Formulars. Der E-Mail-Versanddienstleister kann weitere Unterauftragnehmer einsetzen; dabei können Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Solche Übermittlungen erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Wir bewahren E-Mail-Inhalte nur so lange auf, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage beziehungsweise die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Korrespondenz bleiben unberührt.

6. Schutz vor missbräuchlichen Formularaufrufen

Zum Schutz der Formulare und des Verwaltungszugangs vor automatisierten oder missbräuchlichen Zugriffen wird die vom Hosting übermittelte Clientadresse mit einem geheimen Schlüssel pseudonymisiert. Gespeichert werden nur der daraus gebildete Hashwert, ein Zähler, der Beginn des kurzen Prüfzeitraums und gegebenenfalls das Ende einer vorübergehenden Sperre. Eine rohe IP-Adresse wird in dieser Schutzfunktion nicht gespeichert.

Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Website, ihrer Formulare und der dahinterliegenden Systeme. Die Daten werden ausschließlich für diesen Sicherheitszweck verwendet und nach Wegfall dieses Zwecks gelöscht.

7. Cookies, Tracking und externe Inhalte

Diese Website verwendet kein Analyse-, Werbe- oder Profiling-System. Es werden keine externen Schriftarten, Social-Media-Plugins, Videos oder Karten automatisch eingebettet. Externe Angebote werden erst aufgerufen, wenn Sie einen entsprechenden Link anklicken. Ein Cookie-Einwilligungsbanner ist daher derzeit nicht erforderlich.

Nur nach erfolgreicher Anmeldung am nicht öffentlichen Verwaltungsbereich wird das technisch notwendige Sitzungscookie __Host-zusie_admin_session gesetzt. Es ist in der Produktionsumgebung auf acht Stunden begrenzt und mit Secure, HttpOnly und SameSite=Strict geschützt. Im Browser befindet sich das zufällige Sitzungstoken; serverseitig wird nur dessen kryptografischer Hash gespeichert. Rechtsgrundlage für die nachfolgende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das Speichern des notwendigen Cookies erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

8. Empfänger

Innerhalb der ini.Track GmbH erhalten nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Bearbeitung einer Anfrage, zur Durchführung einer Demo, zur Organisation des Kundentags oder zur technischen Administration benötigen.

Als externe Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter kommen – abhängig vom jeweiligen Vorgang – Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Dienstleister in Betracht. Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, wenn sie für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie zuvor eingewilligt haben.

9. Speicherdauer

Soweit in diesen Hinweisen keine konkrete Dauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur, solange sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Anschließend werden sie gelöscht, sofern nicht handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen oder eine andere gesetzliche Grundlage eine weitere Speicherung erfordern. Während einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten nur für den jeweiligen Aufbewahrungszweck verarbeitet.

10. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO),
• bereitgestellte Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO) und
• einer Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet auf dieser Website nicht statt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@initrack.de.

11. Beschwerderecht

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die ini.Track GmbH am Standort Essen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen erreichbar. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

12. Sicherheit und Aktualisierung

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Veränderung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.